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7, septiembre 2020

Apps de oficina: el reto del teletrabajo

Un artículo de Alicia Rubio

En este artículo hablamos, entre otras cosas, de…

Cómo hacer que los empleados trabajando en remoto se sientan como en la oficina: el nuevo reto de las grandes compañías.

2020 ha sido el año de las calamidades. Con la pandemia del Covid-19 hemos vivido un cambio de paradigma social que se extiende a todos los aspectos de nuestra vida: nos hemos visto forzados a cambiar la forma en la que nos relacionamos entre nosotros y eso tiene implicaciones en todos los sectores. La dificultad de acercarnos físicamente a nuestros seres queridos es el impedimento más sentido, qué duda cabe, pero la forma de trabajar no se queda atrás. En casi todos los países del mundo se recomienda el teletrabajo para todos aquellos trabajadores que puedan permitírselo, caso que no se da en todas las empresas, y mucho menos en todas las profesiones. Sin embargo, para las grandes compañías que tienen a cientos -en ocasiones incluso miles- de empleados trabajando juntos en oficinas, el trabajo en remoto se ha convertido en una cuestión de necesidad y las apps de oficina en indispensables.

Desde que empezara la pandemia, se ha duplicado el número de patentes de apps de oficina que buscan replicar las interacciones en persona. La pregunta es: ¿es posible?

Durante este verano hemos tenido la desfortuna de comprobar que el lugar de trabajo es un foco de contagio de un calibre similar al de las interacciones sociales (siempre que se sigan las medidas sanitarias). Profesiones que no permiten el trabajo en remoto, sectores precarizados y empresas o empresarios que no han tenido en cuenta la salud de sus trabajadores son las tres patas de un banco en el que ojalá no tuviéramos que sentarnos.

A nuevos problemas, nuevas soluciones

Por suerte, la inmensa mayoría de grandes compañías sí que han implementado una política de teletrabajo generalizada entre sus empleados de oficina. Esta medida, aunque beneficiosa para la salud pública, viene con su propio conjunto de retos a superar. Según Nicholas Bloom, un profesor de economía de la Universidad de Stanford que estudia prácticas de administración, los líderes de las principales compañías comparten tres preocupaciones con respecto a sus -ahora- teletrabajadores. Estas serían: el bienestar mental de los empleados, la capacidad de innovación sin interacción en persona, y la transferencia rápida de conocimiento, no sólo entre empleados, sino entre departamentos. Si el teletrabajo es una ventaja o una crueldad es un debate que ya podremos tener a su debido tiempo, pero, de momento, hay lo que hay. Tenemos que teletrabajar. Ha llegado la edad de oro de las apps de oficina.

 

Intentamos replicar la sensación de compañía…

Para intentar suplir estas carencias, han llegado a la vida de miles de personas aplicaciones nuevas cuyo objetivo es tratar de replicar la vida del trabajo presencial en el teletrabajo. Algunas de estas aplicaciones ya se utilizaban antes de la pandemia, pero su uso se ha disparado desde el confinamiento. Hablamos de aplicaciones como Donut, que utiliza un algoritmo para emparejar a personas de diferentes departamentos a través de Slack. Tal y como cuenta su fundador, Dan Manian, pre-Covid Donut se trataba de presentar a empleados que no se conocían. Post-Covid se ha convertido en una forma de “reunir” a empleados que trabajaban físicamente juntos, pero que no eran del mismo departamento. Otra aplicación de este tipo es Hallway. También funciona con Slack, y lo que hace es lanzar un link a una videoconferencia cada par de horas. Cualquier empleado que tenga acceso a dicho link puede pasar diez minutos hablando con quien sea que se encuentre al otro lado. La idea es replicar de alguna forma los encuentros fortuitos que se dan en los pasillos de una empresa.

Intentamos replicar el pensamiento creativo…

Miro es una app que da acceso a los empleados registrados a una suerte de pizarra en la que se pueden hacer anotaciones colectivas. La innovación en trabajo remoto es una de las grandes preocupaciones de los CEOs, pues las discusiones en persona y el intercambio verbal de ideas es la mejor forma de llegar a soluciones creativas. Apps como Miro han sido diseñadas para minimizar el impacto del aislamiento. Sin embargo, los resultados preliminares de los primeros estudios apuntan a que recrear la presencialidad física es prácticamente imposible. Los trabajadores neófitos en el teletrabajo no son ni la mitad de productivos que eran en la oficina. La gente se echa de menos, y el estrés que hemos vivido estos últimos meses no nos iba a salir gratis.

Intentamos replicar los procesos orgánicos de transferencia del conocimiento…

Qube es una herramienta de realidad virtual que a más de uno nos recuerda a los Sims. Fue diseñada hace más de diez años por un profesor de la Universidad de Reading, en Reino Unido. Qube fue en principio concebida por Eddie Obeng como una herramienta para dar clases a ejecutivos de forma remota. Hoy ha sido incorporada por numerosas empresas como una forma de que los empleados se cuenten cosas de una forma que sea eficaz pero que no se sienta demasiado forzada. La pregunta es si es verdaderamente eficaz. Evidentemente hay un elemento comunicativo, y cada usuario puede configurar un avatar personalizado (lo hemos dicho: como en los Sims). Pero no dejamos de operar en una pantalla.

Muchos nombres de Apps. ¿Alguna conclusión?

Los dueños de apps de oficina como Qube, Miro, o Donut esperan que se produzca una reducción sensible en el número de usuarios conforme los trabajadores se vayan reincorporando paulatinamente a sus puestos de trabajo. Sin embargo, la sensación general es que la virtualidad en el lugar de trabajo es una tendencia que se va a consolidar, aún cuando pase la pandemia.

Lo que estamos viendo a tiempo real es el esfuerzo de las compañías por sustituir las pausas del café y las charlas del pasillo con los colegas por apps que nos transmitan esa misma sensación. Que nos hagan sentir menos solos. Si son capaces o no, ya es algo que tendrá que juzgar cada uno.

Las imágenes seleccionadas para ilustrar este artículo han sido extraídas de Pixabay.com.

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