8, agosto 2019

Usar Clockify en el estudio (parte I)

Un artículo de Pablo Accino

En este artículo hablamos, entre otras cosas, de… , ,

Aunque desde que iniciamos el estudio llevamos un constante control de horas, hasta la entrada en vigor de la norma para fichar nos coordinábamos únicamente a través de Trello. Lo hacíamos a través de un plugin para Firefox, que te scrumiza las tarjetas, de manera que el visionado global del estatus del proyecto sea más sencillo y legible.

Pese a las evidentes mejoras, el resumen semanal era algo tedioso de elaborar y realizar los cómputos totales de desarrollo prácticamente imposible, al menos con una dedicación razonable.

En esto andábamos cuando uno de nuestros colaboradores freelance nos recomendó Clockify. Lo probamos a los pocos días, progresivamente lo fuimos incorporando y, de largo, es el mejor software de gestión de tareas y seguimiento horario de los proyectos que hemos utilizado hasta ahora. Ni Pomodoro, ni Trello tuneado: no hay vuelta atrás.

Por qué Clockify es la mejor opción que hemos encontrado

Son muchos los motivos por los que esta pequeña y sencilla aplicación nos ha conquistado, pero estas, sin orden aparente, podrían ser las principales:

Versatilidad

Clockify es una aplicación para escritorio, sí, pero dispone de plugins y extensiones suficientes como para no ‘olvidarte’ de ella con facilidad, y poder activar y desactivar sus contadores en cualquier momento. Incorpora también una versión para móviles y tablets, por lo que el soporte es completo. Más de una vez nos hemos marchado a comer o a casa dejándolo correr y de no disponer de más opciones lo hubiéramos tenido que dejar correr, adulterando el último proyecto en el que hubiéramos trabajado. Para los más olvidadizos, Clockify envía incluso un recordatorio al e-mail cuando el recuento supera lo razonable (diez horas). En resumen: inolvidable.

Organización

En nuestro caso, soy yo el encargado de crear los diferentes clientes y proyectos en los que estamos trabajando, sean de desarrollo o diseño web. Y una de las mayores fortalezas de usar Clockify reside precisamente en la nula dificultad que supone reflejar la gestión de clientes, desarrollos y tareas en su intranet. Casi a medida para lo que hacemos, su administración se divide en:

  • Clientes: nombre y nada más
  • Proyectos: que pueden tener limitación horaria, usuario asignado y tarifa establecida
  • Tareas: que pueden tener limitación horaria, usuario asignado, etiquetas y notas

…y nada más. Con cada tarea que se inicia, Clockify genera un ‘bloque’ horario que debemos asignar obligatoriamente a un proyecto, y opcionalmente a una tarea y etiqueta. Por ejemplo: en el caso de escribir este artículo asignaríamos el bloque al proyecto Portafolio del cliente Onion.

La tarea en la que englobamos este tipo de trabajos se llama Content y no tiene límite horario. A ella tienen acceso todos los miembros del equipo y como etiquetas… las etiquetas apenas las usamos. Pero siguiendo su documentación sí tienen un sentido: por ejemplo, para equipos que realizan parte de su trabajo en remoto y deben anotarlo; o para aquellos casos en los cuales queramos anotar trayectos sin tener que crearlos como tales en cada uno de los proyectos.

Coste

Y es que por si fuera poco, Clockify es gratuito; o casi. Mejor dicho, el Plan sin coste cubre de largo todas nuestras necesidades y se ofrece incluso sin limitación de usuarios. Fuera de este, existen tres modalidades de pago -Plus, Premium y Server- principalmente enfocadas a mayor privacidad en la información (en el plan gratuito toda la información es visible para todos los componentes del equipo), a empresas más grandes, y por último a quien tenga necesidad de trabajar con Clockify en un servidor propio. Todas quedan fuera, por ahora, de nuestro rango por lo que la experiencia no puede ser más satisfactoria.

Últimas actualizaciones de Clockify: y mejorando…

Casualmente, cuando ya daba por cerrado este artículo, Clockify acaba de liberar una nueva versión con importantes mejoras, algunas muy esperadas. Daremos cuenta de ellas en breve.

Imagen de cabecera de Veri Ivanova publicada en Unsplash

Artículos relacionados

Quizá te interese…